Anggaran TI (Information Technology Budgeting) Bagian III

Biaya Langsung VS Biaya Tak Langsung (Direct Costs VS Indirect Costs)

Jika dalam sistem penganggaran biaya proyek dikenal tiga kategori komponen biaya maka dikenal pula dua jenis biaya, yaitu biaya langsung (direct costs) dan biaya tidak langsung (indirect costs).

Biaya Langsung (direct costs) antara lain adalah gaji/honor tenaga kerja, penyewaan peralatan, software dan pelatihan untuk anggota tim proyek. Dapat dikatakan bahwa setiap biaya yang dikeluarkan secara langsung untuk mengerjakan proyek dapat dikelompokkan sebagai jenis biaya langsung.

Biaya Tak Langsung (indirect costs) adalah pengeluaran dana yang tidak secara spesifik ditujukan untuk proyek seperti misalkan tim proyek Anda kemungkinan harus bekerja sama dengan karyawan lain di perusahaan yang bukan merupakan anggota tim proyek tersebut.

Maka biaya sewa gedung kantor perusahaan tersebut dapat dikategorikan sebagai biaya tak langsung (indirect costs) karena tidak secara khusus dihubungkan dengan proyek tersebut sejak seluruh karyawan perusahaan bekerja dalam gedung yang disewa tersebut.

Contoh lain dari biaya tak langsung adalah:

• Honor staf administrasi
• Manajer
• Anggota fungsional proyek yang mungkin diperbantukan dalam mendukung tim pelaksana proyek menjalankan kegiatannya namun tidak memiliki penugasan khusus dalam proyek tersebut.

Untuk memastikan biaya tak langsung yang mungkin harus dikalkulasikan dalam penyusunan anggaran maka sebaiknya Anda berkonsultasi dengan bagian akunting atau keuangan.

Hal ini disebabkan masing-masing lembaga memiliki kebijakan yang berbeda-beda mengenai prosedural penetapan biaya tidak langsung dalam sistem akuntansinya.

Maka sebaiknya Anda memastikan terlebih dahulu mengenai hal tersebut sebelum melakukan finalisasi atas anggaran yang disusun.

Kumpulkan Seluruh Dokumen (Gather the Docs)

Langkah pertama yang harus dilaksanakan dalam menyusun anggaran proyek adalah kumpulkan seluruh dokumen perencanaan dalam lembaga Anda sebagai referensi.

Dari dokumen yang dikumpulkan tersebut maka Anda akan mulai dengan melakukan peninjauan secara menyeluruh terhadap sasaran yang ingin dicapai oleh proyek dan didukung oleh sistem pembiayaan yang layak.

Kemudian pelajari daftar tugas/kerja, struktur penurunan dan pembagian kerja (work breakdown structure/WBS) serta diagram jaringan sistem kerja yang ada di lembaga Anda.

Catatlah setiap tugas atau komponen yang kemungkinan akan terkait dengan hal-hal tersebut dalam daftar Anda.

Selain itu masukkan jadual pelaksanaan kegiatan, daftar kebutuhan sumber daya serta grafik mengenai aturan-aturan maupun alur pertanggungjawaban tugas yang mungkin harus dimasukkan dalam komponen pembelanjaan dalam anggaran yang sedang disusun.

Jangan lupakan untuk memasukkan biaya sewa peralatan, fasilitas pendukung serta pembelanjaan material yang diperlukan dalam daftar tugas maupun elemen struktur penurunan dan pembagian kerja (WBS).

Setelah itu catatlah daftar rencana anggaran biaya Anda seperti misalkan dalam sebuah electronic spreadsheet file.

Sebaiknya demi mewujudkan pengelolaan yang benar, Anda harus menggunakan jadual pelaksanaan proyek dan mulai membuat prakiraan awal anggaran biaya atas masing-masing tugas yang ada dalam daftar jadual kerja.

sumber:http://www.setiabudi.name