Anggaran TI (Information Technology Budgeting) Bagian IV

Proses Penyusunan Anggaran (Budgeting Process)

Proses penyusunan anggaran adalah melakukan identifikasi atas kebutuhan sumber daya dan jadual pelaksanaan kegiatan proyek.

Proses tersebut antara lain meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1. Tinjau ulang setiap dokumen perencanaan untuk mendapatkan seluruh informasi atas material maupun sumber daya yang diperlukan
2. Menyusun prakiraan atas biaya-biaya yang timbul
3. Buatlah harga prakiraan sendiri (owner estimates) atas kebutuhan-kebutuhan tersebut
4. Catatlah hal-hal tersebut dalam anggaran
5. Dan terakhir adalah mendapatkan persetujuan atas anggaran yang telah Anda susun dan ajukan kepada para pemegang kebijakan di organisasi tempat Anda bekerja.

Sedangkan langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk memproses anggaran adalah sebagai berikut:

1. Lakukan peninjauan ulang atas setiap dokumen perencanaan
2. Buatlah prakiraan biaya dan padukan dengan jadual pelaksanaan kegiatan
3. Masukkan dokumen rencana anggaran biaya tersebut kepada pihak berwenang dalam organisasi Anda untuk disetujui.
4. Beritahukan kepada setiap anggota tim kerja terkait serta para pemegang kebijakan saat dokumen rencana anggaran biaya tersebut disetujui.
5. Pastikan kode rekening akuntansi dari rencana anggaran tersebut ke dalam elemen-elemen struktur penurunan dan pembagian kerja (work breakdown structure/WBS).
6. Simpan data rencana anggaran tersebut dalam catatan proyek/kegiatan.
7. Sebagai seorang Manajer Proyek, Anda memiliki kewajiban untuk memenuhi kebutuhan perangkat yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan baik dan benar dengan dukungan sumber daya yang tersedia.
8. Pada saat harus menyelesaikan kegiatan tersebut maka Anda memerlukan anggaran yang akurat yang akan digunakan sebagai pedoman dalam bekerja.

Komponen-Komponen Anggaran (Budget Items)

Berdasarkan pada jenis pembelanjaan, Anda perlu untuk mengidentifikasi setiap kebutuhan proyek dan mendokumentasikannya dalam prakiraan biaya.

Anda dapat menggunakan teknik yang sama untuk mengidentifikasi komponen anggaran sama seperti halnya mengidentifikasi pendistribusian dan pelaksanaan tugas.

Lakukan wawancara dengan setiap anggota tim proyek yang kemungkinan memiliki pengalaman tugas yang mirip sebelumnya, lakukan pembicaraan dengan para vendor atau buatlah rapat bersama anggota tim kunci maupun para pemegang kebijakan untuk memberikan masukan-masukan atas komponen biaya tersebut.

Untuk menghemat waktu, sebaiknya buatlah daftar komponen rencana anggaran biaya menurut bayangan Anda sendiri sebelum melakukan pertemuan dengan pihak-pihak tersebut di atas.

Strategi ini sangat baik untuk digunakan pada kegiatan-kegiatan proyek dengan skala kecil.

Anda dapat memperoleh gambaran untuk mengidentifikasi komponen-komponen biaya apa saja yang harus dimasukkan di dalam rencana anggaran biaya yang sedang disusun dengan mempelajari seluruh dokumen perencanaan.

Kemudian biarkan pihak lainnya yang terkait untuk menelaah apa yang telah Anda selesaikan dan berikan prakiraan Anda untuk hal-hal telah identifikasi atau memasukkan komponen anggaran biaya berdasarkan keinginan mereka.

Tips:
Tanyakan kepada seluruh pemegang kebijakan atau anggota tim yang memiliki pengalaman kerja pada proyek-proyek yang sesuai sehingga saat membantu dalam memastikan bahwa Anda tidak melewatkan hal penting apapun sehingga membuat proses tersebut berjalan lebih cepat.

Berikut ini adalah daftar beberapa komponen anggaran biaya yang dapat membantu Anda mengindentifikasi keberadaannya dalam dokumen rencana anggaran biaya yang Anda susun.

Anda dapat menggunakan daftar berikut sebagai daftar periksa (check list) untuk mengelola kegiatan-kegiatan di masa depan, memasukkan komponen yang biasa digunakan dalam alokasi anggaran yang dibutuhkan.

Daftar tersebut berisikan informasi-informasi sebagai berikut:

1. Honor tim kerja kegiatan
2. Pembelanjaan material dan peralatan
3. Biaya sewa atau kredit untuk fasilitas yang diperlukan
4. Biaya pemasaran, dimana dalam hal ini termasuk juga focus group dan riset pasar.
5. Biaya legalitas
6. Biaya perjalanan dinas
7. Biaya iklan/promosi
8. Biaya riset dan pengembangan
9. Biaya studi kelayakan
10. Layanan konsultansi dari para partisipan proyek atau subject matter expertise (SME)
11. Biaya sewa bulanan telekomunikasi (fax, telepon, internet)
12. Alat tulis kantor dan bahan habis pakai
13. Biaya website hosting
14. Software
15. Hardware
16. Training

sumber:http://www.setiabudi.name