Anggaran TI (Information Technology Budgeting) Bagian VI

Memperkirakan Biaya dan Penyempurnakan Anggaran (Estimating Costs and Finalizing the Budget)

Pertanyaan yang hampir seringkali disampaikan oleh jajaran manager eksekutif adalah, “Seberapa besar kegiatan ini menelan biaya?”

Nah, sekaranglah kita akan berdiskusi mengenai apa yang dapat memoles anggaran dan strategi untuk menyusun anggaran yang sesuai serta efektif.

Hal-Hal yang Harus Ditanyakan (Questions to Ask)

Saat Anda telah melengkapi seluruh komponen biaya dari Draft Awal Rencana Anggaran berikut angka-angkanya maka Anda pasti menginginkan dokumen tersebut lebih dimatangkan dengan menanyakan beberapa pertanyaan.

Anda tentunya ingin memastikan bahwa seluruh item anggaran telah diidentifikasikan dan seluruh prakiraan telah direkam secara akurat dalam dokumen tersebut.

Terkait dengan hal tersebut maka berikut ini adalah daftar pertanyaan yang dapat membantu Anda menyelesaikan tugas tersebut:

1. Apakah prakiraan anggaran biaya untuk gaji dan biaya jasa pihak ketiga (kontraktor) realistis?
2. Bagaimana Anda akan membandingkannya dengan proyek-proyek yang memiliki kesamaan ruang lingkup dan ukuran yang telah dilaksanakan sebelumnya?
3. Apakah prakiraan seluruh material dan pasokan telah diperiksa keabsahannya oleh bagian pengadaan atau bagian lain yang terkait? Sebagai tips, sebaiknya libatkan pihak lain untuk melakukan pemeriksaan ulang terhadap prakiraan tersebut. Hal ini sangat menguntungkan karena dapat memberikan pandangan yang lebih obyektif terhadap prakiraan yang telah kita buat, apakah sudah lengkap maupun angkanya terlalu tinggi/rendah.
4. Periksa ulang apakah permintaan atas komponen biaya yang terdapat dalam rencana anggaran memang mutlak diperlukan dalam mensukseskan penyelesaian atas proyek/kegiatan Anda.
5. Periksalah biaya-biaya yang mungkin terkait dengan pembelian/pengadaan suatu item barang/jasa. Misalkan Anda mengadakan aplikasi software yang mungkin dikenakan biaya tambahan untuk upgrade di kemudian hari. Mungkin saja hal tersebut tidak diperhitungkan sewaktu kegiatan/proyek dilaksanakan namun ternyata dikenakan oleh vendor setelah barang dikirim. Oleh karena itu selalu pastikan hal-hal yang terkait dengan SLA (services level agreement) dengan vendor saat melakukan pemesanan.