Teknik Menyusun Prakiraan (Estimating Techniques)
Berikut ini adalah beberapa metode yang dapat digunakan untuk menyusun prakiraan anggaran biaya yang terdiri atas:
- Teknik Prakiraan Atas ke Bawah (Top-Down Estimating)
- Teknik Prakiraan Dari Bawah ke Atas (Bottom-Up Estimating)
- Menggunakan Software Bantu Komputer (Computerized Tools)
- Tanya Ahlinya (Ask the Experts)
- Tanyalah Para Vendor (Ask the Vendors)
Teknik Top-Down Estimating ini sebelumnya dikenal sebagai prakiraan menggunakan analogi (analogous estimating).
Sebenarnya teknik Top-Down Estimating ini berangkat dari kondisi bagaimana menggunakan biaya yang sudah dipatok untuk mengerjakan seluruh aktivitas/proyek yang sudah ditentukan.
Dalam menggunakan teknik ini diperlukan seorang penaksir (estimator) yang memiliki banyak pengalaman dengan proyek yang setidaknya minimal memiliki ruang lingkup dan ukuran yang sama sebelumnya.
Secara prinsip, teknik ini dapat berhasil untuk proyek-proyek kecil atau individual. Untuk mencapai hasil terbaik, sebaiknya teknik ini dikombinasikan dengan teknik yang akan dibahas selanjutnya yaitu Bottom-Up Estimating.
Secara prinsip teknik Bottom-Up Estimating merupakan kebalikan dari teknik Top-Down Estimating.
Teknik Bottom-Up Estimating memerlukan prakiraan anggaran untuk setiap pekerjaan atau penugasan secara individual yang kemudian dilakukan kalkulasi total yang menghasilkan nilai prakiraan rencana anggaran biaya keseluruhan.
Untuk memahami hal tersebut dapat diberikan contoh gambaran sebagai berikut:
Setiap tugas yang telah disusun dalam rincian paket pekerjaan telah diperkirakan beban dan ruang lingkupnya.
Kemudian prakiraan ini dimasukkan ke dalam prakiraan di tingkat yang lebih tinggi hingga dapat diketahui beban seluruh prakiraan proyek.
Kombinasi antara Bottom-Up Estimates dan Top-Down Estimates secara khusus sangat berguna digunakan dalam proyek-proyek besar.
Kombinasi tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan teknik Top-Down Estimates untuk mengukur keseluruhan beban pekerjaan yang kemudian dipecah-pecah menjadi paket-paket aktivitas tugas/pekerjaan dengan menggunakan teknik Bottom-Up Estimates.
Anda dapat menggunakan beberapa aplikasi perangkat lunak komputer khusus yang digunakan untuk membantu dalam manajemen proyek.
Aplikasi perangkat lunak komputer khusus manajamen proyek tersebut dapat membantu Anda dalam memperkirakan besaran biaya pada daftar tugas yang terdapat dalam jadual proyek.
Aplikasi perangkat lunak komputer khusus manajemen proyek tersebut dapat secara otomatis melakukan perhitungan total biaya proyek untuk Anda.
Namun sebaiknya Anda tetap menggunakan aplikasi program spreadsheet seperti MS-Excel untuk menyempurnakan hasil perhitungan menggunakan software manajemen proyek tersebut.
Hal ini dilakukan dengan menyusun daftar seluruh komponen anggaran biaya dalam satu kolom dengan biaya-biaya yang terkait di bagian yang lain.
Hal penting yang sering dilupakan oleh banyak manager IT dalam menyusun anggaran biaya divisinya adalah tidak berdiskusi dengan pihak-pihak yang berkompeten dengan kebutuhan penyusunan anggarannya.
Melakukan wawancara bekerja sangat baik dalam menyusun prakiraan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan.
Lakukan wawancara dengan para stakeholder, subject matter experts (SME), vendor dan anggota tim proyek yang sudah memiliki pengalaman sebelumnya dalam pekerjaan yang sedang Anda taksir.
Seringkali para manajer fungsional yang kebetulan pernah menggunakan layanan pihak ketiga yang terkait dengan pekerjaan yang sejenis, memiliki prakiraan yang tepat, proporsional dan siap untuk digunakan.
Teknik lainnya yang sangat bermanfaat adalah melakukan pemanfaatan ulang atas dokumen-dokumen yang secara historis terkait dengan proyek yang ingin Anda laksanakan.
Dokumentasi-dokumentasi dari kegiatan-kegiatan sebelumnya dapat memberikan referensi mengenai besaran biaya dan kompleksitas pekerjaan untuk komponen-komponen kegiatan sejenis dalam proyek yang sedang Anda rencanakan.
Teknik ini sangat hebat dalam memberikan perbandingan yang cukup obyektif sebagai acuan dalam melakukan perkiraan kegiatan dan biaya.
Bagaimanapun juga, informasi biaya yang terkait dengan harga suatu produk barang dan jasa selalu dihubungkan secara obyektif dengan daftar harga yang dikeluarkan oleh para produsen/vendor.
Langkah awal yang dapat dilakukan adalah menghubungi bagian pengadaan di lembaga Anda. Mereka kemungkinan besar memiliki daftar para produsen/vendor yang menerbitkan panduan harga mengenai suatu produk.
Panduan harga tersebut dapat dijadikan referensi dan dapat digunakan sebagai dasar prakiraan awal untuk aktivitas proyek Anda.
Pada saat Anda memerlukan masukan mengenai informasi biaya yang terdapat dalam proyek yang sedang direncanakan dari para vendor, pastikan untuk selalu mencari informasi tidak hanya dari satu vendor.
Carilah informasi ke beberapa vendor dengan latar belakang sama sehingga Anda dapat melakukan verifikasi silang atas informasi yang diberikan oleh mereka.
Berhati-hatilah karena beberapa vendor kemungkinan besar memberikan prakiraan biaya yang lebih rendah dari biasanya karena berharap akan menjalin hubungan kerjasama dengan Anda di kemudian hari.
Selain itu mereka mungkin akan menggunakan proyek yang sedang Anda susun sebagai pilot-project untuk dipergunakan di entitas bisnis yang sejenis dengan lembaga Anda.
Sebaiknya hal-hal tersebut selalu Anda ingat saat sedang membandingkan beberapa prakiraan biaya yang disampaikan oleh beberapa vendor.
Selain itu pastikan bahwa setiap vendor yang Anda hubungi memiliki pemahaman yang sama mengenai kebutuhan (requirements), kesimpulan (assumptions) serta waktu pengiriman produk.
Jika prakiraan yang Anda terima lebih tinggi dari batas anggaran biaya yang telah ditetapkan oleh lembaga, mintalah diskon kepada para vendor tersebut.
Langkah terakhir yang dapat Anda lakukan adalah selalu meminta para vendor menyampaikan informasi prakiraan biayanya secara resmi dan tertulis.
Hal tersebut sangat membantu Anda dalam melakukan penyusunan prakiraan saat menyusun rencana proyek maupun saat dilakukannya evaluasi.
sumber:http://www.setiabudi.name
Tidak ada komentar:
Posting Komentar